Новости и статьи
Личный опыт Полезное Мнение

Вопрос месяца: как всё успеть?

Елена Мухина, старший проектный менеджер Motivity, рассказала, как спланировать свою загрузку так, чтобы не потеряться в задачах, дедлайнах и письмах от клиента.

Заведите место для входящих задач

Раньше я вела записи от руки, а потом стала использовать Excel. Сейчас мой главный инструмент – планировщик Trello. Немного сложно приучить себя хранить все задачи в одном месте, но это работает. Вообще я рекомендую уходить от бумажных записей в диджитал: проще скопировать кусок диалога из чата и вставить его в карточку, чем писать что-то в блокноте.

Важно иметь все инструменты для работы под рукой: это могут быть закладки в браузере или папки на рабочем столе. Не забывайте чистить их, если скопилось много хлама, иначе придётся потратить много времени на поиск нужного документа.

Первое, что нужно сделать – начать собирать все входящие задачи в одном месте. Кроме большого столбца с задачами у меня есть отдельные столбцы с проектами и столбец «Сделать сегодня».

Накануне рабочего дня я закидываю задачи в столбец «Сделать сегодня». Важно делать это заранее, чтобы знать, что меня ждёт завтра. Все остальные задачи можно оставить во «входящем» столбце или растаскать по проектам. Как правило, в «Сделать сегодня» не должно быть больше 5-6 средних задач и 2-3 крупных. Обязательно закладывайте время для внезапных дел, плохого самочувствия или форс-мажора. Когда ничего срочного нет или появляется окошко, я беру задачи из списка висящих.

Если в расписании планируются звонки, то в список «на сегодня» лучше ставить как можно меньше задач. Звонки очень энергозатратны, после них войти в состояние потока практически невозможно. Не мучайте себя.

За время работы я научилась вычислять, сколько времени уходит на разного рода задачи. Чтобы наработать навык, попробуйте писать в карточках предполагаемое время: сделать отчёт – 2 часа, написать письмо – 1 час, обсудить с командой – 2 часа, напомнить клиенту, что ждёшь от него информацию – 10 минут, форс-мажор – 2 часа. Всё, день готов.

 
Планируйте день, неделю, месяц

Раньше в Excel я планировала всю неделю целиком. Например, если я знала, что мне нужно отправить письмо клиенту в четверг, то уже во вторник у меня стояла задача «Начать писать письмо». В среду я возвращалась к ней, перечитывала и согласовывала текст, а в четверг – отправляла.

Планирование недели очень помогает видеть картину в целом. А ещё благодаря такому подходу вы сможете предоставлять клиентам правильные сроки. Если вся неделя забита, то я не буду обещать прислать смету или отчёт «до пятницы». Лучше заранее передвинуть дедлайн, чем просрочить его.
 
Делайте задачи понятными

В своих карточках я коротко описываю конкретный смысл задачи. «Написать письмо Маше» – это скорее повод загрузить мозг, чем понятное описание. Хороший пример: «Написать Маше письмо по поводу новых сроков по проекту N».
 
Разбивайте задачи на кусочки

Я пробовала использовать технику «скушай лягушку утром», которая подразумевает, что самая неприятная задача должна быть выполнена в начале дня. Это не для меня. Проще «есть лягушку», когда у тебя есть настроение или нет других срочных задач. Куда больше мне нравится техника «съесть слона». Мы берём большую задачу и начинаем отрезать от неё понятные подзадачи – прочитать документацию, переварить всё, что написано, пообщаться с командой и т.д. Эти мелкие подзадачи и нужно вносить в свой список дел.

Когда мне нужно сконцентрироваться и выполнить что-то серьёзное, требующее времени, я делаю «библиотечные дни». Обычно я предупреждаю, что ушла в себя на 2-3 часа, и выключаю все чаты. На каждом проекте у нас есть подстраховка, поэтому в случае форс-мажора кто-то обязательно будет на подхвате.

Отдыхайте между задачами

Когда я заканчиваю важное дело, я встаю, чтобы походить по офису или квартире, выпить воды или просто посмотреть в окно. Так я настраиваюсь на новую задачу и позволяю голове «очиститься».

Делегируйте 

Если становится ясно, что для решения вопроса нужны дополнительные ресурсы, просите о помощи заранее, чтобы человек смог выделить время для вашей задачи. Ну или отказать.

Не стесняйтесь общаться вживую

Иногда переписка отнимает слишком много времени. Если у вас есть несколько минут на звонок, лучше проговорить какие-то вещи на словах, а самое важное зафиксировать в чате. Это оптимизирует и время, и взаимоотношения.

Планируйте регулярные задачи в календаре

Регулярные задачи круто планировать в календаре. У нас есть правило писать еженедельные статусы в пятницу, поэтому в календаре каждого менеджера стоит задача «пятничный статус». Планировать через календарь можно не только встречи, но и вообще все регулярные дела: например, поставить в начало каждого месяца задачу на сбор отчётов и настроить оповещение за день. Очень удобно.
 
Пожалуй, мой главный совет: если у вас всё горит, не надо подкидывать дрова в огонь. Никому не нужны задачи, которые сделаны второпях и плохо. Лучше честно признаться себе и окружающим, что вам нужно время, чтобы подготовить лучшее решение. Это шаг назад, чтобы сделать три вперёд.